Traza significa huella, y la trazabilidad de un producto se suele definir como la huella que este va dejando durante todo su proceso de fabricación y distribución.
Cuando yo empecé con los preparativos de mi fábrica de mermeladas, esta explicación del concepto trazabilidad no tenía sentido para mí ni me aclaraba lo que podía ser y, menos aún, cómo debía yo gestionarla en mi empresa.
Ahora, en cambio, que lo domino, prefiero decir que la trazabilidad viene a ser la historia de la vida de un producto. La comparo, en parte, con la vida de una persona. Si en esta sería dónde nace, cuál es su origen, quiénes son sus padres, tal vez cuál es su raza, cómo su educación la fue transformando en el proceso de su vida, qué lugares recorrió y qué hizo al concluir sus estudios, si formó parte de otra familia, cuál fue su destino final, en un producto agroalimentario vendría a ser lo mismo: cuál es su materia prima, de dónde procede, quién la fabrica o suministra, con qué y cómo se mezcla en el proceso para que el producto se elabore, quién lo lleva a cabo, en qué formatos se envasa y a quién se entrega o se vende, que serían pasos intermedios o su destino final.
Claro está, toda esa información la empresa la va recogiendo en distintos registros conectados entre sí, como en la vida de las personas también están conectados los registros civiles de Nacimientos, de Matrimonios, de Defunción, y los académicos, y los de vida laboral, etc. donde la existencia de las personas consta.
Cada empresa puede gestionar a su modo la trazabilidad de sus productos, siempre que su buen funcionamiento garantice su eficacia. Esto se recoge en un documento sanitario previo al inicio de la actividad de la empresa, llamado Plan de Trazabilidad de los Productos.
¿Cómo se podría diseñar este Plan de Trazabilidad?
En cada fábrica es diferente. Hay unos registros básicos, que son los siguientes:
Registro de Entrada de la Materia Prima y Registro de Proveedores
Registro de Fabricación y Registro de Entrada de Envases
Registro de Salida y Registro de Clientes
En mi fábrica de mermeladas, que es el ejemplo que voy a utilizar, la materia prima mayoritaria era fruta y azúcar. Al ser una empresa pequeña y trabajar con fruta de temporada, la entrada de materia prima se dividía en un Registro de Materia Prima Perecedera (la fruta) y un Registro de Materia Prima No Perecedera (el azúcar y otros ingredientes, como canela, miel...). Podía haber anotado toda la entrada de materia prima en un único registro, o, de haber sido mayor la fábrica, tener un registro, por ejemplo, para cada fruta, algo como un Registro de Entrada de Naranja, Registro de Entrada de Ciruela, Registro de Entrada de Manzana, etc. Como decía antes, cada fábrica gestiona la trazabilidad a su manera.
Ahora voy a explicar cómo se lleva cada registro.
El Registro de Entrada de Materia Prima
¿Qué datos se deben registrar?
En primer lugar, el nombre del producto (naranjas, o higos, o azúcar, lo que entre).
En segundo lugar, la fecha de entrada.
En tercer lugar, su procedencia o nombre de su proveedor.
Nombre del fabricante y/o envasador, si se trata de un producto procesado.
Número o código de lote del producto, si no es un producto primario.
El número de factura o albarán del suministro de ese producto.
El peso de la cantidad de producto que se registra.
Su fecha de consumo preferente, si la tiene.
Sin ser obligatorio consignarlo ahí, en mi fábrica se anotaba también la especialidad a que se destinaba y si requería o no conservación en frío.
A toda esa información registrada se le asigna un número o código de entrada. Este paso es esencial, ya que ese número contiene esa información necesaria para la trazabilidad. Y desde ese momento, en el almacén, o en la cámara, en la fábrica, ese producto que ha entrado lleva su número único por el que está identificado, hasta que se comience a procesarlo.
Vinculado, como es natural, al Registro de Entrada debe haber un Registro de Proveedores, donde estén identificados por su nombre, CIF o NIF, marca, datos de contacto y nº de registro sanitario, si lo tiene.
El Registro de Fabricación
En mi fábrica este registro tenía el nombre de Ficha de Elaboración, porque ahí figuraban otros datos del proceso, no solo los relativos a trazabilidad.
Cada Ficha de Elaboración tiene un número que es correlativo. Y es única para un lote. Es decir, que los datos de elaboración de un lote solo están en esa ficha que los contiene y cada lote tiene su ficha.
¿Qué datos del producto debe contener la Ficha de Elaboración para la trazabilidad?
Empieza también con fechas: la de inicio del procesado, la de envasado, la de pasteurización y la de salida del producto terminado hacia el almacén.
El número de lote asignado al producto que se va a elaborar.
El personal que interviene en cada fase del proceso.
El nombre, número de entrada y peso de la materia prima que se va a procesar.
El formato del envase y número de entrada de tarros y tapas.
Las unidades de productos terminados resultantes de ese lote.
Como hemos visto antes, el número de entrada de la materia prima contiene ya una información sobre la misma. Esa información pasa al código o número de lote del producto.
Lo mejor será verlo en un ejemplo:
Supongamos que he registrado con el número, pongamos, 240, un saco de 25 kilos de azúcar en el Registro de Entrada de Materia Prima No Perecedera. En ese 240 está la información sobre su fecha de entrada, proveedor, marca, etc. y una cantidad de ese azúcar la utilizo en la elaboración de un lote, pongamos que fuera el 03-17-19 de Mermelada de Fresa. Por su Ficha de Elaboración sabremos que lleva una cantidad de azúcar con el registro de entrada 240, y así ya se puede conocer lo relativo a la traza del azúcar que lleva ese lote de Mermelada de Fresa, necesario para su propia trazabilidad como producto de mi fábrica.
El Registro de Entrada de Envases tiene una conexión con la Ficha de Elaboración en lo concerniente al envasado, con especial atención a las tapas de los tarros de vidrio. La trazabilidad también es necesaria aquí para el hipotético caso de que se detectara algún fallo de fábrica en el sello de cierre de las tapas, que pudiera afectar a la conservación del producto.
La Ficha de Elaboración de mi fábrica de mermeladas contenía otros datos del proceso, ajenos a la trazabilidad y dirigidos a otros ámbitos de gestión de la empresa.
El Registro de Salida
Acabado su proceso, inclusive envasado y pasteurizado, los tarros de mermelada van al almacén para ser etiquetados y luego almacenados o distribuidos. Junto a los tarros va siempre su número de lote.
Al entrar en el almacén se anotan en un listado las unidades y formato de tarros de la mermelada de este lote. Ese listado es el stock. Es un documento por el que se sabe la cantidad de tarros de mermeladas, en sus formatos y lotes que se encuentran en el almacén en tiempo real. Luego, los tarros se etiquetan y su código o número de lote va obligatoriamente en la etiqueta.
En nuestra fábrica de mermeladas el número de lote se componía de tres cuerpos de cifras, separados por guiones. Las dos primeras cifras correspondían a la especialidad. Las dos de en medio, al lote de elaboración, y las dos últimas, a la temporada. He puesto antes como ejemplo un lote de Mermelada de Fresa. Esto es porque 03 era la referencia de la Mermelada de Fresa; el 17 sería el número de elaboración, y el 19, la temporada 2019. Ese número completo 03-17-19 contendría toda la información de trazabilidad relativa a ese lote de mermelada, además de otros datos concernientes a la gestión de la empresa.
En este enlace del blog te explico también lo que es el número de lote. No pierdes esta página, pues se abrirá en otra aparte.
¿Qué datos se anotan en el Registro de Salida?
El nombre del cliente y su número de registro.
El nombre de la especialidad.
El número de lote que sale.
Las unidades que salen de ese lote en cada formato.
Su fecha límite de consumo preferente
La fecha de salida.
El número de pedido.
El número de factura o albarán.
Medio de entrega y responsable del envío.
Y si como complemento al Registro de Entrada había un Registro de Proveedores, con el Registro de Salida hay un Registro de Clientes, por medio del cual se les identifica y localiza. Para la trazabilidad es obligatorio esto en cuanto a clientes minoristas y de hostelería.
Mi fábrica de mermeladas vendía directamente, sin distribuidores. Yo prefería ese trato directo con los clientes y ellos también. De haber trabajado con una empresa de distribución, sería esta la responsable del Registro de Clientes.
Y una vez recogidas todas las trazas del producto, viene el paso siguiente:
¿Cómo funciona la trazabilidad?
Supongamos que hubiera una alerta sanitaria sobre un lote de azúcar que me han suministrado a mi fábrica y que es preciso retirar del mercado toda la mermelada elaborada con ese azúcar. No me ha sucedido nunca, pero el protocolo a seguir sería sencillo.
En el Registro de Entrada de Materia Prima No Perecedera localizar el número de entrada de ese lote de azúcar.
En las Fichas de Elaboración localizar los números de lote, formato y unidades de las mermeladas donde se utilizó ese azúcar.
En el stock comprobar cuántas unidades de esos lotes no están ya y retirar las que hubiera en el almacén.
En el Registro de Salida mirar a qué clientes se vendió esa mermelada.
Por el Registro de Clientes contactar para comunicar que se les van a retirar las unidades de esos lotes aún no vendidas por una alerta ajena a nuestra empresa. Para las unidades ya vendidas, es el cliente minorista quien debe comunicarlo a sus propios clientes.
La trazabilidad se puede realizar también en el sentido inverso. Es decir, si un cliente quisiera conocer la traza de una mermelada que compró, sería muy fácil obtener esa información por el número de lote.
Espero que este artículo te haya aclarado lo que es la trazabilidad de un producto y cómo funciona. Si quieres, puedes dejar un comentario. Y no dudes en decirme si necesitas alguna explicación más sobre este tema. Trataré de ayudarte en lo posible.
Comentarios
Publicar un comentario